E-Rechnung: Pflicht ab 1. Januar 2027
Was Unternehmer jetzt wissen müssen.
Ab dem 1. Januar 2025 begann die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland sowie für Freiberufler verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Rechnungen ausschließlich in einem gesetzlich definierten elektronischen Format versendet werden. Wir als Ihr Energieversorger bereiten uns intensiv auf diese Umstellung vor.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD), welche direkt maschinell verarbeitet werden kann. Klassische pdf-Dateien per E-Mail oder Rechnungen auf Papier gehören damit der Vergangenheit an.
Wir stellen Ihnen die E-Rechnung in erster Linie im ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Damit erhalten Sie Ihre Rechnung als PDF – mit eingebetteter XML-Datei für die digitale Verarbeitung.
Das bedeutet:
- Mitarbeitende können die Rechnung wie gewohnt öffnen,
- Software kann Rechnungsdaten automatisch auslesen,
- manuelle Dateneingaben entfallen weitgehend.
Auf Wunsch können Sie Ihre Rechnung auch als X-Rechnung erhalten. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Datenformat ohne klassische PDF-Darstellung und dient einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung. Sie wird insbesondere im öffentlichen Bereich und bei Behörden eingesetzt.
So bereiten Sie sich als Geschäfts- und Gewerbekunde auf die E-Rechnung vor.
Ab dem 1. Januar 2027 werden wir Rechnungen elektronisch in einem zulässigen strukturierten Format (ZUGFeRD-Format) bereitstellen.
Damit ein reibungsloser Übergang möglich ist, empfehlen wir Ihnen bereits heute zu prüfen, ob Sie strukturierte Rechnungsformate empfangen und verarbeiten können. Viele moderne Systeme (z. B. SAP, DATEV, Microsoft Dynamics etc.) unterstützen ZUGFeRD bereits heute oder können entsprechend erweitert werden.
- Sind alle technischen Voraussetzungen gegeben?
- Müssen interne Prozesse angepasst werden?
- Ist die Verarbeitungsmöglichkeit strukturierter Rechnungsformate sichergestellt?
Was sind die nächsten Schritte für Sie als Kunde?
Ist Ihr Rechnungsformat bereits auf ZUGFeRD oder XRechnung umgestellt, besteht kein weiterer Handlungsbedarf.
Sollten Sie bereits Ihre Rechnung im PDF-Format von uns erhalten, werden wir Sie automatisch auf das ZUGFeRD-Format umstellen, so dass auch hier für Sie kein Handlungsbedarf besteht.
Sollten Sie Ihre Rechnung noch in Papierform von uns zugeschickt bekommen, können Sie über den nachfolgenden Link www.n-ergie.de/e-rechnung-aktivieren für jede Kundennummer bequem bis zu drei E-Mail-Adressen für den Empfang Ihrer E-Rechnungen in einem geschützten Bereich hinterlegen.
Sobald die Umstellung erfolgt ist, erhalten Sie Ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form.
Sofern Sie beispielsweise mehr als drei E-Mail-Adressen für den Empfang Ihrer E-Rechnungen je Kundennummer oder unterschiedliche E-Mail-Adressen je Lieferstelle innerhalb einer Kundennummer benötigen, sprechen Sie uns bitte gerne direkt an.
Bitte beachten Sie: Mit der Eingabe neuer E-Mail-Adressen über diesen Link werden die bisher für den Rechnungsempfang hinterlegten E-Mail-Adressen automatisch ersetzt. Die für die allgemeine Kommunikation und den persönlichen Austausch mit uns hinterlegten E-Mail-Adressen bleiben hiervon unberührt.
Fragen und Antworten zur E-Rechnung - was Sie jetzt wissen müssen.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt wird. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierdokumenten kann eine E-Rechnung vollautomatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Das entspricht den gesetzlichen Vorgaben, spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schont die Umwelt.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist Teil der Digitalisierung der Verwaltung und Wirtschaft in Deutschland. Ziel ist es, Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten, Steuerbetrug zu reduzieren und den Datenaustausch zu vereinfachen. Die Einführung erfolgt gestaffelt, um Unternehmen genügend Vorbereitungszeit zu geben.
Die neue Regelung betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (Business-to-Business, B2B) stellen. Auch Freiberufler, Selbstständige und Kleinstunternehmen sind davon betroffen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Ab dem Jahr 2027 wird Ihnen Ihre Rechnung nur noch elektronisch im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat zugestellt. Ein Versand per Post oder als einfaches PDF ist nicht mehr zulässig. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Adressen für den Empfang Ihrer E-Rechnungen über nachfolgenden Link www.n-ergie.de/e-rechnung-aktivieren oder über Ihren persönlichen Ansprechpartner hinterlegen.
Nein. Ein PDF, auch wenn es per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen. Auch gescannte Rechnungen sind nicht mehr ausreichend.
Um sich auf die Umstellung vorzubereiten, sollten Sie folgende Schritte einleiten:
- Hinterlegen Sie Ihre E-Mail-Adressen für den Empfang Ihrer E-Rechnungen über nachfolgenden Link www.n-ergie.de/e-rechnung-aktivieren oder über Ihren persönlichen Ansprechpartner
- Sind alle technischen Voraussetzungen gegeben?
- Müssen interne Prozesse angepasst werden?
- Ist der Empfang und die Verarbeitungsmöglichkeit strukturierter Rechnungsformate sichergestellt?
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Von 2025 bis Ende 2026: Der Versand von E-Rechnungen ist freiwillig, aber nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Die E-Rechnung wird verpflichtend – Papierrechnungen oder einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig.
In Deutschland sind derzeit zwei Datei-Formate weit verbreitet:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten mit einem visuell darstellbaren PDF kombiniert.
Beide Formate ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Wer ab dem 1. Januar 2027 keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen kann, verstößt gegen die gesetzlichen Vorschriften. Das kann zu zahlungsbedingten Verzögerungen, steuerlichen Problemen oder sogar Bußgeldern führen.
Ab dem 1. Januar 2027 stellen wir Ihnen Ihre Rechnungen nur noch elektronisch im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat zu. Ein Versand per Post oder E-Mail ist dann nicht mehr möglich.
Aktivieren Sie Ihre E-Mail-Adresse für den Empfang Ihrer E-Rechnungen am besten gleich!